El ABC de la selección e implementación de un ERP


El Génesis Vs el Apocalipsis

En diferentes latitudes dentro y fuera de la República Mexicana, de manera reiterada he escuchado anécdotas acerca de lo infructuosa que puede llegar a ser una cuantiosa inversión. No faltan las historias relacionadas con la alta expectativa del sistema integral y la frustración de los resultados por debajo de lo esperado.

El común denominador en esos casos es la queja. La mayor proporción se concentra en asignar la culpa al software, o bien. a los tomadores de decisión. Mi conclusión es que una organización tiende a comenzar por el final.

Las causas pueden ser distintas. No obstante se manifiestan tres principales disparadores:

  • Desde el mandato corporativo por homologar la misma herramienta en todos los sitios,
  • Pasando por la necesidad de organizarse frente al crecimiento y con ello migrar a una base de daos más robusta,
  • Hasta quienes en la presentación del proveedor de cómputo no se dan la oportunidad de validar que la solución a adquirir satisfaga plenamente sus necesidades

En procesos de facilitación y consultoría que dirijo, recomiendo comenzar por el principio. El proceso de selección de la herramienta se enriquece cuando se comprenden y documentan los requerimientos de fondo. Tal práctica eleva sustancialmente la posibilidad de evitar que la empresa deba de ajustarse al programa instalado. El fundamento obvio, no siempre aplicado, es buscar que sea éste el que se adapte a la dinámica presente y futura de la compañía.

El Éxodo

Sea cual fuese el origen del análisis, si lo hubo, hay un segundo factor que merma los resultados.

Personal de distintas áreas y niveles manifiesta su visión respecto de la prolongada y/o infructuosa implementación del sistema comparando el bajo impacto en la carga de trabajo, la calidad, oportunidad e integridad de la información, incluyendo la ausencia en la mejora de la cultura organizacional.

El común denominador en esos casos ha sido la no institucionalización. La mayor proporción se concentra en: descuidar el lado humano y los procesos de negocio bajo estándares de competitividad global. Mi conclusión es que una organización tiende a comenzar por el final.

La raíz suele encontrarse en la ingenua expectativa. Es frecuente que:

  • se considere que la sola instalación del software resolverá cotidianas e incómodas situaciones
  • no se cuente con dirección – enfoque estratégicos
  • haya insuficiente trabajo en equipo
  • falte integración de áreas y niveles organizacionales

En los talleres de formación que facilito hago referencia a los beneficios de comenzar por el principio. El proceso de implementación tiene mayor éxito cuando se homologan conceptos, se sensibiliza acerca de la importancia y consecuencia de apoyarse en una misma base de datos, y cuando se inician o pulen procesos de negocio con alta participación y compromiso de las gerencias clave de primer nivel. Esto incluye por supuesto a la cabeza comercial, la operativa y la financiera en el análisis y un consensado proceso de toma de decisiones agregadas que impacta la operación diaria.

Proyecto Nehemías

La buena nueva es que si la empresa ya tiene un sistema tipo ERP (Enterprise ResourcePlanning, por sus siglas en inglés), se encuentra en proceso de implementación o está considerando evolucionar tecnológicamente, es factible aumentar la productividad, mejorar el servicio al cliente, optimizar los niveles de inventario así como contribuir a la competitividad y rentabilidad.

De los principales ingredientes, planteo se consideren los siguientes insumos bajo estándares de Clase Mundial:

  • Evaluación diagnóstica de conceptos, criterios y reglas de juego organizacionales
  • Lograr consenso en la toma de decisiones de gente clave para soluciones de fondo
  • Dimensionar y comprometer en los retos e implicaciones del proyecto integral
  • Actualizar el pensamiento estratégico y los conceptos detrás de la propuesta de valor
  • Validar la ejecución vs planeación con procesos de negocio agregados y desagregados
  • Elevar la calidad, confiabilidad y disponibilidad oportuna de la información
  • Justificar y definir indicadores vinculados con objetivos compartidos y alineados

En conclusión

Los sistemas tipo ERP son de gran utilidad para el procesamiento de información requeridas en la planeación, la gestión y la toma de decisiones.

El factor humano y las prácticas de negocio son ingredientes indispensables para elevar la posibilidad de éxito de una implementación tecnológica estratégica. El trabajo integrador y la conformación de un equipo robusto eleva la pertenencia y el compromiso.

Es de vital importancia asegurar una visión global para un proyecto integral tanto de cultura, de procesos, de enfoque alineado con alta integridad de la información.

El resto está. La misión es posible.

Ariel Valero Cruz MBA, CSCM, LSP-CF, PC-CPMN, FC-MDG, PC-CEF

Coach de Negocios y Conferencista Internacional

Formación Empresarial con Enfoque Estratégico

Email: contacto(at)arielvalerocruz.com.mx

sitio web: www.arielvalerocruz.com.mx